PROCESSO DI QUALIFICA

Tutti i Fornitori che intendono qualificarsi, indipendentemente dal Gruppo Merce (GM) di appartenenza, devono dimostrare di possedere tutti i requisiti d’ordine generale stabiliti dalle leggi nazionali e europee, nonché devono rispondere agli standard di carattere reputazionale definiti dalla Metaedil, attraverso la produzione di specifiche dichiarazioni e documentazione. 


Al fine di rafforzare il controllo dei requisiti reputazionali dei Fornitori, Metaedil garantisce, in tutte le fasi rilevanti del processo, un monitoraggio reputazionale continuo sui Fornitori a livello centralizzato e opportune verifiche antimafia già in sede di qualifica.

Inoltre i Fornitori devono dimostrare di possedere idonei requisiti di natura tecnico-economica-finanziaria nonché adeguata capacità gestionale e organizzativa. Ulteriori requisiti di carattere specifico possono variare in relazione alla tipologia di GM.
Un Fornitore, per essere qualificato, deve superare tutti i livelli di verifica per il GM per il quale ha richiesto di essere valutato.

Al fine di garantire un adeguato livello di specializzazione del processo di qualifica, le attività/materiali/servizi sono raggruppati in Gruppi Merce (GM).
Il processo di qualifica si applica per singolo fornitore e GM.
Tutte le qualifiche del Fornitore hanno una durata massima di 36 mesi.

Comunicazione

 
Una volta che il fornitore avrà superato l’iter di qualifica e il successivo inserimento nella lista fornitori della Metaedil, riceverà una comunicazione che determina l’avvenuta qualifica.

 
VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI DEI FORNITORI

 
Il sistema di valutazione delle performance dei fornitori viene effettuato dalla Metaedil ed è finalizzato al mantenimento dello stato di qualifica del Fornitore.
La valutazione delle prestazioni dei fornitori ha lo scopo di giudicare la performance e individuare le aree di miglioramento dei fornitori stessi al fine di favorirne la crescita qualitativa in considerazione dei livelli prestazionali attesi dalla società.
La valutazione dei Fornitori viene effettuata in modo sistematico e tracciabile, al fine di garantire oggettività, disponibilità e confrontabilità delle informazioni raccolte.
Gli elementi di performance dei Fornitori sono raccolti e valutati attraverso tre differenti aree di riferimento che concorrono a determinare l’indice di Rating:

  • qualità: è intesa come la capacità del Fornitore di rispettare i requisiti contrattuali sia tecnici che di salute, sicurezza e ambiente, basata sui risultati delle verifiche effettuate sia durante lo svolgimento dell’attività che durante l’utilizzo dell’opera oggetto del contratto;
  • puntualità: è intesa come la capacità del Fornitore di rispettare i tempi di consegna contrattuali del lavoro, bene o servizio richiesto;
  • comportamento: è inteso come la capacità del Fornitore di integrarsi con le parti coinvolte nell’attività (es. committente, direzione/supervisione lavori, altre imprese), di gestire le relazioni con le stesse secondo principi di etica e professionalità, di adottare logiche di flessibilità organizzativa, operativa e gestionale e di attuazione di piani di contingency, il tutto prima, durante e dopo lo svolgimento del rapporto contrattuale.


PROVVEDIMENTI NEI CONFRONTI DEL FORNITORE

 
Nel caso in cui, sulla base di informazioni comunicate dal Fornitore o raccolte dalla Metaedil, risulti che:

  • sia venuto meno anche uno solo dei requisiti specifici di valutazione ai fini della qualifica;
  • siano pervenuti feedback negativi con particolare riguardo a tematiche in ambito Qualità, ambiente e Sicurezza;
  • siano pervenute gravi carenze relative alla fase successiva al termine del contratto di lavoro e servizio o alla fase di vita utile del bene.

Il fornitore viene assoggettato a provvedimenti , di cui ai successivi paragrafi.

 
Ufficio Acquisti della Metaedil:

  • provvede a mantenere tracciate le informazioni ricevute e le motivazioni finali che hanno portato alla definizione del provvedimento;
  • Comunica il provvedimento a Metaedil affinché lo registri nella lista fornitori.
  • Informa il fornitore del provvedimento erogato e delle cause che l’hanno generato. Pari comunicazione è rivolta ai responsabili dell’unità che hanno in gestione i contratti coinvolti dei fornitori interessati

Avviso

L’Avviso consiste in un richiamo al fornitore conseguente all’emissione di un rapporto informativo negativo sotto il profilo tecnico-organizzativo o di ambiente e sicurezza, con valutazione scarsa, o all’emissione del secondo rapporto informativo negativo con valutazione insufficiente.
Il provvedimento viene formalizzato al fornitore dall'Ufficio Acquisti.

Nella lettera si richiede:
- un impegno formale a continuare il rapporto nel rispetto dei vincoli contrattuali, di capitolato e/o della normativa tecnica;
- la formalizzazione di un piano di miglioramento.
L’Avviso  comporta la temporanea esclusione del fornitore dalle selezioni per gli approvvigionamenti indette nel trimestre successivo alla comunicazione del suddetto Avviso.
Tale provvedimento non ha effetti sulla validità dei contratti in corso con il fornitore.


Richiamo
Il Richiamo consiste in uno stato di attenzione nei confronti del Fornitore in relazione al quale vi sia stata notizia di un presunto Comportamento Illecito.
Tale stato viene attivato, per tutti i GM per il quale il Fornitore è qualificato.
Sulla base della gravità del comportamento illecito del fornitore, il Fornitore del servizio potrà
disporre una delle seguenti misure e darne comunicazione alla Metaedil attraverso gli opportuni canali:

- Richiesta di adozione delle misure precauzionali;
- Sospensione delle qualifiche;
- Revoca delle qualifiche;
- Sospensione dell’aggiudicazione/della stipula del contratto;
- Risoluzione del/i contratto/i;
- Revoca dell’autorizzazione/i al subappalto.

Ufficio Acquisti comunica ai fornitori la misura adottata.

Il Fornitore in “Richiamo”, cautelativamente, non può essere invitato alle gare indette dalla Metaedil né può procedere con il processo di qualifica o con l’aggiornamento/rinnovo della stessa.


Limitazione

 
La Limitazione consiste nell’apposizione di restrizioni di natura economica, tecnico-quantitativa, geografica o tipologica alla qualifica del Fornitore per il GM interessato dal provvedimento.
Essa viene attivata prevalentemente a fronte del verificarsi di una delle seguenti condizioni:

  • evidenze di carattere economico-finanziario che denuncino uno stato di sofferenza o un progressivo decadimento delle performance economiche del fornitore;
  • riassetti organizzativi del Fornitore con perdita di parte del know-how tecnico;


Ufficio Acquisti comunica ai fornitori la misura adottata.
Il provvedimento di Limitazione della qualifica permane o sino al superamento delle condizioni che lo avevano generato o sino all’adozione di un ulteriore provvedimento ai sensi della presente istruzione.
Il Fornitore con provvedimento di limitazione, cautelativamente, non può essere invitato alle gare indette dalla Metaedil.


Sospensione


La Sospensione comporta l’esclusione del fornitore dal processo di approvvigionamento per il periodo di tempo definito dal provvedimento. Il provvedimento di sospensione può essere emesso nei seguenti casi:

  1. in presenza di un ulteriore feeedback negativo conseguente ad un provvedimento di Avviso o di Limitazione per il medesimo GM, con particolare riguardo a tematiche in ambito Qualità, ambiente e Sicurezza;
  2. nel caso in cui il fornitore invitato a presentare offerta risulti aggiudicatario ma rinunci alla stipula del contratto.
  3. siano pervenute gravi carenze relative alla fase successiva al termine del contratto di lavoro e servizio o alla fase di vita utile del bene.
  4. in presenza dell’instaurarsi di una controversia giudiziale e in attesa della sua definizione.

Nei casi 1), 2), 3) il provvedimento comporta la temporanea sospensione del fornitore dalle selezioni per gli approvvigionamenti indette nei dodici mesi successivi alla comunicazione di sospensione; in caso di contenzioso (4) la fase di sospensione dello stato di qualifica di un fornitore ha la stessa durata del contenzioso stesso. La sospensione del fornitore viene revocata, dandone opportuna comunicazione, a seguito di comprovata risoluzione delle problematiche emerse. In caso contrario può comportare la squalifica del fornitore.
Nel caso la sospensione sia riferita a tematiche connesse all’organizzazione complessiva del Fornitore o a tematiche in ambito Qualità, Sicurezza, Ambiente, i processi di qualifica, aggiornamento, rinnovo e/o estensione qualifiche relativi agli altri GM vengono sospesi per il periodo di applicazione del provvedimento.
La sospensione viene formalizzata da Ufficio Acquisto dopo una convocazione del fornitore per la contestazione delle problematiche e viene comunicata al fornitore.


Revoca

La Revoca consiste nell’esclusione del fornitore dalla lista fornitori per il GM interessato dal provvedimento. La revoca comporta l’esclusione del fornitore dal processo di approvvigionamento per i GM interessati e la risoluzione dei relativi contratti.
Il provvedimento di revoca interviene automaticamente nei seguenti casi:

  • reiterato e continuato presentarsi di condizioni che abbiano in precedenza già generato un provvedimento di sospensione per il medesimo GM;
  • superamento del limite temporale di sospensione senza che il Fornitore abbia messo in atto efficaci azioni di recupero;
  • perdita dei requisiti di ammissione e specifici per i quali il Fornitore è stato qualificato.

In questi casi la qualifica decade, dalla data della comunicazione al fornitore con le relative motivazioni.
Nel caso di Comportamento Illecito la revoca sarà applicata a tutti i GM per i quali il fornitore è stato qualificato e comporta:
- la risoluzione dei contratti
- la revoca delle autorizzazioni al subappalto relative a prestazioni ancora da eseguire;
- l’impossibilità in capo al Fornitore di avanzare una nuova richiesta di qualifica prima che siano venuti meno i motivi che hanno determinato l’adozione del provvedimento di Revoca
Nel caso la revoca sia riferita a tematiche connesse all’organizzazione complessiva del Fornitore o a tematiche Ambiente , salute e Sicurezza, gli eventuali processi in corso di qualifica, aggiornamento, rinnovo e/o estensione qualifiche relativi agli altri GM, vengono interrotti.
Nel caso di revoca il Fornitore non potrà avanzare una nuova richiesta di qualifica prima che siano venuti meno i motivi che hanno determinato l’adozione del provvedimento di revoca e, in ogni caso, non prima di tre anni dall’adozione del provvedimento.
La revoca è un provvedimento che deve essere notificato da Ufficio Acquisti, in accordo con le Unità competenti, e prevede la cancellazione dalla lista fornitori, da parte del fornitore del servizio, a seguito di comunicazione di Ufficio Acquisti.
In tutti i casi di provvedimento sopra descritti Ufficio Acquisti provvederà a darne comunicazione all’unità competente . 

Un fornitore per essere accreditato nell’Elenco fornitori della Metaedil s.r.l. deve restituire i documenti debitamente compilati e sottoscritti.

Sulla base dei gruppi merce elencati nel documento denominato “richiesta di qualifica” potrebbero essere richiesti ulteriori documenti specifici solo a seguito della verifica di quanto già prodotto.